Die vier grössten fallen von outlook-benachrichtigungen

Viele Ökonomieabteilungen tun ihr Bestes, um mit Hilfe von Excel oder CRM Übersicht über Verträge, Vertragsende und Beträge zu behalten. Sie benutzen die Kalenderfunktion in Outlook für Benachrichtigungen, die an Vertragserneuerungen, Neuverhandlung u. ä. zu einem bestimmten Datum erinnern.

Sie glauben, sie haben Kontrolle, aber in Wirklichkeit wiegen sie sich in falscher Sicherheit. In der Praxis gibt es ein großes Risiko dafür, dass das nicht wie gewünscht funktioniert. Ihr Unternehmen riskiert hohe unnötige Kosten, was direkt den Gewinn senkt.

Die vier größten Fallen von Outlook-Benachrichtigungen:

  • Kalenderbenachrichtigungen werden im hektischen Alltag übersehen. Man drückt auf abbrechen und vergisst, die Sache weiter zu verfolgen.
  • Die Benachrichtigung wird nicht eskaliert. Man erhält die Benachrichtigung nur einmal, und niemand anders im Unternehmen hat im Blick, dass etwa eilt oder eine Frist abläuft.
  • Personenabhängigkeit. Diese Methode ist zu 100% von einer Person abhängig, wenn also der entsprechende Mitarbeiter krank, freigestellt oder auf Reisen ist, riskiert das Unternehmen wichtige Fristen zu verpassen.
  • Technische Herausforderungen. Wenn man Benachrichtigungen 3, 4, 5 oder 8 Jahre im Voraus hinterlegt, können Updates diese Daten im Kalender beeinflussen. Die Methode ist also nicht wasserdicht.

Bei wichtigen Fristen und Verträgen sollte man diese von Personen unabhängig machen. Das erfordert ein kraftvolles Steuerungswerkzeug mit Benachrichtigungen, die eskaliert werden, wenn vertragliche Vereinbarungen nicht planmäßig erfüllt werden.